United Knowledge

Hoe kan een nieuwsbrief u helpen om uw doelen te bereiken? Drie klantvragen met resultaat in beeld.

Een nieuwsbrief is een belangrijk middel om bezoek aan de website vast te houden. Inspanningen om bezoek te werven - bijvoorbeeld via campagnes, Twitter en andere kanalen - renderen pas als ze bijdragen aan een bestand waarmee bezoekers daarna ook direct benaderd kunnen worden. Recentelijk maakten we bij United Knowledge een nieuwsbrief voor drie verschillende organisaties:

• het Landelijk Overleg Milieuhandhaving (LOM);
• Wasko, een organisatie voor kinderopvang;
• de De Club van Maarssen, het innovatieplatform van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu.

Ieder had zijn eigen motivaties, eigen eisen en een eigen kijk op wat belangrijk is en waarom. Hieronder vindt u de vraag en het resultaat voor elk van deze drie organisaties.

Hoe verzamelen we de gegevens van onze relaties en hoe houden we ze up-to-date?

Het LOM wilde niet alleen een nieuwsbrief, maar ook eenvoudig relatiebeheer. Daar hadden ze eerder slechte ervaringen mee. Het handmatig invoeren van gegevens bleek in de praktijk bewerkelijk en foutgevoelig. En hoe kun je eigenlijk zeker weten of de gegevens nog up-to-date zijn? De oplossing is gevonden in het idee om aanmelden voor bijeenkomsten, relatiebeheer en de nieuwsbrief te combineren.

Iemand die zich aanmeldt voor een bijeenkomsten, wordt automatisch in het relatiebestand toegevoegd. Naast de gebruikelijke zaken (persoonlijke informatie, contactgegevens) wordt ook gevraagd of het LOM contact mag opnemen, en zo ja, op welke manier. Via de nieuwsbrief en op de site wordt consequent gecommuniceerd welke gegevens van de handhaver bekend zijn, zodat ze dit met een druk op de knop kunnen aanpassen. De drie toepassingen versterken elkaar: de nieuwsbrief helpt de kwaliteit van de gegevens hoog te houden en informeert tevens over de bijeenkomsten.

Hoe voorzien we al onze relaties van informatie die niet alleen actueel is, maar ook relevant?

Wasko is een organisatie die kinderopvang biedt aan meer dan 3000 kinderen, verdeeld over meer dan 60 locaties in Zuid-Holland. Elk van deze lokaties heeft al een eigen plaats op de website waar de laatste foto's, nieuwtjes en dergelijke gevonden kunnen worden. Behalve de ouders van deze kinderen heeft Wasko ook veel personeelsleden en veel zakelijke relaties om te informeren.

Het nieuws uit Alblasserdam is niet interessant voor een ouder in regio Giessenlanden. Vandaar dat er een nieuwsbrief is voor elk van de vier regio's. Deze bevatten deels gedeelde informatie, zoals het algemene nieuws van Wasko, en deels ook regio-specifieke inhoud. Per regio wordt het nieuws van de locaties automatisch van de site gehaald en in de nieuwsbrief geplaatst. En bovenaan de nieuwsbrief kan een quote geplaatst worden van de regiomanager.

Daarnaast zijn er nog twee nieuwsbrieven. Het personeel ontvangt de laatste informatie van het intranet: het interne nieuws en de medewerker van de maand. Zakelijke relaties ontvangen een nieuwsbrief met daarin o.a. de uitslag van een poll, waarop door ouders gestemd is.

Hoe verbinden we mensen en hoe zorgen we dat zij deel uit blijven maken van ons netwerk?

De Club van Maarssen verbindt mensen uit overheid, bedrijfsleven en kennisinstellingen rond de belangrijkste innovatievragen. Omdat het verbinden van mensen het speerpunt van deze netwerksite is, wordt de nieuwsbrief gebruikt om mensen met elkaar in contact te brengen. In de nieuwsbrief worden de leden van de club geattendeerd op mensen uit complementaire organisaties met vergelijkbare interesses. Het idee is dat (bijvoorbeeld) een medewerker van Rijkswaterstaat meer kan leren van iemand die zich op commercieel gebied met water bezig houdt, dan van een collega-ambtenaar.

Daarnaast worden wijzigingen in profielgegevens – zoals bekend van LinkedIn – gecombineerd met de laatste reacties, innovaties en dergelijke van overal op de site automatisch in de nieuwsbrief toegevoegd. Tenslotte wordt de kalender met opkomende evenementen ook in de nieuwsbrief weergegeven.

De belangrijkste features op een rij:

• Aanmelden op alle mogelijke manieren: door alleen een email te sturen, door het emailadres achter te laten op de website, of door registratie op de site.
• Feedback van eigen gegevens.
• Personaliseren op basis van eigen gegevens.
• Dynamische toepassingen opnemen, zoals een poll.
• Automatisch toevoegen van berichten, reacties of notificatie van nieuwe deelnemers.
• En veel meer.