LOM Congresportaal
Congresregistratie, relatiebeheersysteem en nieuwsbrief ineen.
Het eerdere relatiebeheer werkte niet. Organisatorisch bleek het niet haalbaar alle contacten in te voeren in het eerder gebruikte CRM. Door de congresregistraties en het relatiebeheer te koppelen, wordt dubbel administratief werk voorkomen. De koppeling aan het nieuwsbriefsysteem maakt het mogelijk in iedere email zichbaar te maken voor relaties met welke gegevens zij bekend zijn, zodat de kwaliteit van de gegevens hoog blijft.
Onze opdrachtgever en partners
Opdrachtgever: Landelijk Overleg Milieuhandhaving/VROM
Congresportaal
Op het congresportaal kan snel een nieuwe website opgezet worden voor een groot congres of een kleine bijeenkomst. Dit is geen star systeem waarin alles vastligt, maar een flexibele opzet, waarin vrijelijk pagina's aangemaakt kunnen worden. Ook de registratie zelf, de evaluatie en andere vaste congresonderdelen kunnen makkelijk met point-and-click op op een willekeurige pagina van de nieuwe site geplaatst worden. Toch weet het systeem automatisch deelnemers na registratie door te verwijzen naar het juiste congres om zich in te schrijven en kunnen uitnodigingen worden verstuurd vanuit de evaluatie aan alleen de mensen die aan dit specifieke congres hebben deelgenomen.
Lichtgewicht relatiebeheer
Wie zich registreert voor een bijeenkomst, komt direct in het relatiebeheer systeem. Onderdeel is een privacy pagina voor elke relatie, waarin de deelnemer zelf kan aangeven op welke wijze de organisatie contact mag opnemen en waar desgewenst ook verzocht kan worden de registratie te verwijderen. Een transparante benadering geeft vertrouwen.
Het relatiebeheersysteem is een eenvoudig systeem, gemaakt om de kerntaken te vervullen: zoeken naar relaties. Wie ken ik in deze functie? Welke mensen komen uit Drente? Die man op het vorige congres, die iets met Jansen heette? Tegelijk geeft de koppeling met de persoonlijke en interactieve nieuwsbrief en de registratie voor bijeenkomsten krachtige mogelijkheden.
Persoonlijke en interactieve nieuwsbrief
De nieuwsbrief is niet alleen een persoonlijke nieuwsbrief, maar ook een interactieve nieuwsbrief. Dat schept mogelijkheden zoals consequent communiceren welke gegevens van een relatie bekend zijn, die direct kunnen worden aangepast. Maar ook aangeven welke bijeenkomsten juist voor deze relatie interessant zijn, gezien zijn of haar interesses. Die interesses kunnen gevraagd zijn in het profiel, maar ook gebleken uit eerdere deelname aan bijeenkomsten.
Deelnemersregistratie
De deelnemersregistratie kan diverse soorten registraties verwerken en na de laatste stap naar de juiste plaats op de site verwijzen. Het is gemakkelijk om een button te maken voor een specifiek congres en te zorgen dat mensen na registratie ook direct naar de site van dat congres worden verwezen en voor de nieuwsbrief geldt hetzelfde.
Evaluatie
De evaluatiemodule is volledig geïntegreerd met de nieuwsbrief, de deelnemersregistratie, maar ook met het baliescherm, waarmee de niet opgehaalde badges worden verwerkt. Met een eenvoudige druk op de knop kunnen deelnemers die ook daadwerkelijk aanwezig geweest zijn met een nette nieuwsbrief worden uitgenodigd. Elke evaluatie heeft vaste elementen, zoals de beoordeling van workshops of andere sessies en variabele elementen die vrij kunnen worden ingevoerd per bijeenkomst.